Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Sukcesywne świadczenie hotelarskich usług noclegowych na potrzeby Filharmonii Podkarpackiej w Rzeszowie w 2025 roku

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: FILHARMONIA PODKARPACKA IM. ARTURA MALAWSKIEGO W RZESZOWIE

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000279798

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Fryderyka Szopena 30

1.5.2.) Miejscowość: Rzeszów

1.5.3.) Kod pocztowy: 35-959

1.5.4.) Województwo: podkarpackie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL823 - Rzeszowski

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: b.ziaja@filharmonia.rzeszow.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: http://www.filharmonia.rzeszow.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - państwowe i samorządowe instytucje kultury

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

Działalność kulturalna

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Sukcesywne świadczenie hotelarskich usług noclegowych na potrzeby Filharmonii Podkarpackiej w Rzeszowie w 2025 roku

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-39f522c2-abad-4edd-8ee1-71dfccdf1dac

2.5.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00618631

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2024-11-27

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2024/BZP 00097038/02/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.1 Sukcesywne świadczenie hotelarskich usług noclegowych

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 2 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: 1. Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcą, w tym składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń, z uwzględnieniem wyjątków określonych w uPZP, odbywa się wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej zapewnionych przez system zapewniający obsługę procesu udzielania zamówień publicznych za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, zwany dalej „Systemem”.
2. System jest dostępny pod adresem: https://platformazakupowa.pl/pn/filharmonia_rzeszow.
3. Przeglądanie, pobieranie publicznej treści dokumentacji postępowania i składanie ofert, nie wymaga posiadania konta w systemie, ani logowania do systemu i jest bezpłatne.
Zaleca się, aby przed rozpoczęciem wypełniania Formularza oferty Wykonawca zalogował się do systemu, a jeżeli nie posiada konta, założył bezpłatne konto na stronie internetowej pod adresem: https://platformazakupowa.pl/register/.

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. Ofertę oraz pozostałe oświadczenia i dokumenty, składa się pod rygorem nieważności w formie elektronicznej lub postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. 2.W celu zadania pytania, zmiany lub wycofania oferty, przesłania dokumentów, Wykonawca powinien
postępować zgodnie z „Instrukcją dla Wykonawców" - https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje.3. Za datę przekazania
(wpływu) oświadczeń, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich przesłania za pośrednictwem Systemu przez kliknięcie przycisku „Wyślij wiadomość do zamawiającego” 4.Wykonawcom przysługuje prawo korzystania z usług Centrum Wsparcia Klienta.5.Treść zapytań (bez ujawniania źródła) wraz z wyjaśnieniami, zmiany specyfikacji, zmiany terminu składania i otwarcia ofert Zamawiający będzie zamieszczał za pośrednictwem Systemu w sekcji “Komunikaty”. Korespondencja, której zgodnie z
obowiązującymi przepisami adresatem jest konkretny Wykonawca, będzie przekazywana za pośrednictwem Systemu do konkretnego Wykonawcy.6. Wykonawca jako podmiot profesjonalny ma obowiązek sprawdzania komunikatów i wiadomości przesłanych w Systemie przez Zamawiającego, gdyż system powiadomień może ulec awarii lub powiadomienie może trafić doSPAM.7. Zamawiający określa niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne umożliwiające pracę w Systemie, tj.: a) stały dostęp do sieci Internet o przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s, b) komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10 4, Linux, lub ich nowsze wersje, c) zainstalowana dowolna, inna przeglądarka internetowa niż Internet Explorer, d) włączona obsługa JavaScript, e) zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący format plików .pdf, f) szyfrowanie na platformazakupowa.pl odbywa się za pomocą protokołu TLS 1.3.8. Dopuszczalne formaty przesyłanych danych tj. plików w formatach .png, .jpg, .jpeg, .gif, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, .odt, .ods, .odp, .odf, .pdf, .zip, .rar, .7zip, .txt, .ath, .xml, .dwg, .xades, .tar, .7z, .eml, .msg. Zamawiający rekomenduje wykorzystanie formatów: .pdf .doc .xls .jpg (.jpeg), zip i 7z.9. Zamawiający zwraca uwagę na ograniczenia wielkości plików podpisywanych profilem zaufanym, który wynosi max 10MB, oraz na ograniczenie wielkości plików podpisywanych w aplikacji eDoApp służącej do składania podpisu osobistego, który wynosi max 5MB.10. Ze względu na niskie ryzyko naruszenia integralności pliku oraz łatwiejszą weryfikację podpisu, Zamawiający zaleca, przekonwertowanie plików na format .pdf i opatrzenie ich podpisem kwalifikowanym PAdES. 11. Pliki w innych formatach niż PDF zaleca się opatrzyć zewnętrznym podpisem XAdES - plik z podpisem należy przekazywać łącznie z dokumentem podpisywanym.12. Zamawiający zaleca aby w przypadku podpisywania pliku przez kilka osób, stosować podpisy tego samego rodzaju. 13. Podczas
podpisywania plików zaleca się stosowanie algorytmu skrótu SHA2 zamiast SHA1. 14. Jeśli wykonawca pakuje dokumenty np. w plik ZIP zalecamy wcześniejsze podpisanie każdego ze skompresowanych plików. 15. Zamawiający rekomenduje wykorzystanie podpisu z kwalifikowanym znacznikiem czasu.16.Zamawiający zaleca aby nie wprowadzać jakichkolwiek zmian w plikach po podpisaniu ich podpisem kwalifikowanym. Może to skutkować naruszeniem integralności plików co równoważne będzie z
koniecznością odrzucenia oferty.17. Informacje na temat kodowania i czasu odbioru danych:1) Oferta/wniosek złożony/a przez Wykonawcę w Systemie, nie jest widoczny/a dla Zamawiającego, ponieważ widnieje jako zaszyfrowany/a. Możliwość otwarcia oferty/wniosku dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu przez Zamawiającego po upływie terminu składania ofert; 2) Oznaczenie czasu odbioru danych przez System stanowi przypiętą do dokumentu elektronicznego datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss), znajdującą się na potwierdzeniu złożenia oferty/wniosku

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): W związku z przetwarzaniem danych osobowych informujemy, zgodnie z zapisami ogólnego rozporządzenia o ochronie danych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej: RODO), że:
1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Filharmonia Podkarpacka im. Artura Malawskiego, ul. Chopina 30, 35-959 Rzeszów, skr. poczt. 204; tel. 17 862 23 33, e-mail: sekretariat@filharmonia.rzeszow.pl;
2) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu udzielenia zamówienia publicznego na podstawie ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych, w związku z art. 6 ust. 1 lit. c i art. 9 ust. 1 lit. g RODO;
3) dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celu przetwarzania wskazanego w pkt 2, w tym przechowywane do momentu wygaśnięcia obowiązku archiwizacji danych wynikającego z przepisów prawa tj. przez okres 7 lat, licząc od roku zakończenia postępowania;
4) obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolny, lecz niezbędny do wzięcia udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia;
5) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być:
a) podmioty, które są uprawnione, na podstawie obowiązujących przepisów prawa, do dostępu do nich oraz ich przetwarzania w zakresie określonym przepisami (podmioty publiczne, w tym kontrolujące działalność Filharmonii Podkarpackiej im. Artura Malawskiego)
b) podmioty, którym udostępniona zostanie jawna dokumentacja postępowania w oparciu o przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (inni uczestnicy postępowania, podmioty wnioskujące o dostęp do dokumentacji postępowania w ramach dostępu do informacji publicznej),
c) podmioty zaangażowane w utrzymanie systemów poczty elektronicznej oraz Platformy Zakupowej, na której Zamawiający prowadzi postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, które mogą być wykorzystywane do kontaktu z Panią/Panem;
6) przysługuje Pani/Panu prawo do:
a) żądania dostępu do danych osobowych na podstawie art. 15 RODO, chyba że wymagałoby to niewspółmiernie dużego wysiłku. Zamawiający może wtedy żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;
b) sprostowania lub uzupełnienia swoich danych na podstawie art. 16 RODO, z zaznaczeniem, że skorzystanie z tego prawa nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Prawo zamówień publicznych oraz nie może naruszać integralności protokołu z postępowania oraz jego załączników;
c) usunięcia swoich danych osobowych na podstawie art. 17 RODO po ustaniu okresu przechowywania, w myśl obowiązujących przepisów;
d) ograniczenia przetwarzania danych na podstawie art. 18 RODO, z zaznaczeniem, że skorzystanie z tego prawa nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;
7) Pani/Pana dane nie będą poddane zautomatyzowanym procesom związanym z podejmowaniem decyzji, w tym profilowaniu.
8) Pani/Pana dane nie będą przekazane odbiorcom w państwach znajdujących się poza Unią Europejską i Europejskim Obszarem Gospodarczym lub do organizacji międzynarodowej bez postawy prawnej

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): W przypadku jakichkolwiek wątpliwości czy pytań w zakresie przetwarzania Pani/Pana danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych, może się Pani/Pan kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych w Filharmonii Podkarpackiej w Rzeszowie:
 listownie na adres: Filharmonia Podkarpacka im. Artura Malawskiego, ul. Chopina 30, 35-959 Rzeszów, skr. poczt. 204;
 e- mailowo na adres: sekretariat@filharmonia.rzeszow.pl lub iod@filharmonia.rzeszow.pl
 osobiście w siedzibie Filharmonii Podkarpackiej im. Artura Malawskiego, ul. Chopina 30, 35-959 Rzeszów,
Jeśli uzna Pani/Pan, że dane osobowe nie są przetwarzane w sposób prawidłowy przysługuje Pani/Pan prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: FP/ZP/2/2024

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Tak

4.1.9.) Liczba części: 2

4.1.10.) Ofertę można składać na wszystkie części

4.1.11.) Zamawiający ogranicza liczbę części zamówienia, którą można udzielić jednemu wykonawcy: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

Część 1

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Sukcesywne świadczenie hotelarskich usług noclegowych na potrzeby Filharmonii Podkarpackiej w Rzeszowie - Pokoje w standardzie 2 gwiazdkowym

4.2.6.) Główny kod CPV: 55100000-1 - Usługi hotelarskie

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2025-01-01 do 2025-12-31

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert:

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Położenie hotelu

4.3.6.) Waga: 20

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Bezkosztowa anulacja rezerwacji

4.3.6.) Waga: 20

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

Część 2

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Sukcesywne świadczenie hotelarskich usług noclegowych na potrzeby Filharmonii Podkarpackiej w Rzeszowie - Pokoje w standardzie 4 gwiazdkowym

4.2.6.) Główny kod CPV: 55100000-1 - Usługi hotelarskie

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2025-01-01 do 2025-12-31

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert:

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Położenie hotelu

4.3.6.) Waga: 20

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Bezkosztowa anulacja rezerwacji

4.3.6.) Waga: 20

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: Zamawiający wzywa Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, podmiotowych środków dowodowych, jeżeli wymagał ich złożenia w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych.
Podmiotowe środki dowodowe wymagane od Wykonawcy obejmują:
Odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 uPzp, sporządzone nie wcześniej niż 3 miesiące przed ich złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji. Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia podmiotowych środków dowodowych, które zamawiający posiada, jeżeli Wykonawca wskaże te środki oraz potwierdzi ich prawidłowość i aktualność.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Zamawiający wzywa Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, podmiotowych środków dowodowych, jeżeli wymagał ich złożenia w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych.
Podmiotowe środki dowodowe wymagane od Wykonawcy obejmują:
Decyzję wydaną przez Marszałka Województwa Podkarpackiego lub Wojewodę Pod-karpackiego w przedmiotowej sprawie na podstawie ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2014 r. poz. 196 z pózn.zm.) i rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (tekst jednolity: Dz. U. z 2006 r. Nr 22, poz. 169 z późn. zm.) lub rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 stycznia 1999 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. 1999 Nr 10, poz. 87)),

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2024-12-05 12:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://platformazakupowa.pl/pn/filharmonia_rzeszow

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2024-12-05 12:30

8.4.) Termin związania ofertą: do 2025-01-03

8.5.) Zamawiający przewiduje wybór najkorzystniejszej oferty z możliwością negocjacji:

Część 1 : Tak

Część 2 : Tak

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE